Como medir a conversão de contatos em consultas

Escolha a unidade de contagem

Determine o que é uma oportunidade nova na clínica. Mensagens de continuidade, solicitações administrativas e retornos de pacientes não devem ser tratados automaticamente como novas oportunidades de aquisição.

Use denominadores coerentes

Taxa de agendamento = oportunidades do grupo que agendaram ÷ oportunidades elegíveis do grupo × 100. Taxa de comparecimento = consultas realizadas do grupo ÷ agendamentos elegíveis do mesmo grupo × 100.

Também é possível acompanhar contato até consulta realizada, dividindo oportunidades que concluíram a consulta pelo total elegível do grupo. Dê nomes distintos às três leituras.

Não trate uma simulação como referência de mercado

No exemplo abaixo, os números foram inventados apenas para explicar o cálculo. Uma taxa isolada não diz se o desempenho é bom: isso depende da definição, do público, do atendimento e da capacidade.

Aguarde os desfechos possíveis

Contatos recentes podem ainda estar conversando e agendamentos futuros ainda não podem ser classificados como comparecimento ou ausência. Separe oportunidades em andamento e explique quais eventos entram no cálculo.

Revise duplicidades e remarcações

Uma pessoa que remarcou pode aparecer duas vezes no relatório de agenda. Para analisar o percurso de aquisição, acompanhe a oportunidade e seu desfecho. Para analisar ocupação de horários, use uma leitura própria da agenda. São perguntas diferentes.

Transforme a taxa em investigação

Se o agendamento mudou, revise quem entrou no grupo e o que aconteceu no atendimento. Se o comparecimento variou, observe cancelamentos, remarcações e disponibilidade. A taxa aponta uma etapa para investigar; não identifica sozinha sua causa.